Author: admin

CSVで勤怠データを登録する

勤怠のデータ登録画面を開く

  • 勤怠基礎情報画面が開きますので、「データ登録」タブを選択します。
  • データ登録画面が開きます。

CSVまたはExcelファイルでデータを登録する

  • 「CSVまたはExcelファイルで登録する」を選択します。
  • ファイルを選択画面が開きますので、必要な項目を入力します。
    1. 対象年月をカレンダーから選択します。
    2. ExcelまたはCSVファイルを選択、もしくはドラッグアンドドロップします。
    3. 「次へ」を選択します。
  • ヘッダーマッチング画面が開きますので、必要な項目の設定を行います。
    1. 従業員の識別方法を、社員番号かメールアドレスか選択します。
    2. 基本のデータ項目一覧を設定します。登録したい基本データ項目を、テーブルの青色の部分にドラッグ＆ドロップすると、Excelのカラムと紐づけることができます。
    3. 追加のデータ項目一覧を設定します。登録したい追加データ項目を、テーブルの青色の部分にドラッグ＆ドロップすると、Excelのカラムと紐づけることができます。
    4. Excelのカラム名右の「…」を選択すると、列に対する操作のメニューが表示されます。
    5. 「次へ」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「次へ」を選択します。
  • 確認画面が開きますので、存在しない社員の紐付けの設定を行います。 社員の識別方法で選択したデータとExcelのデータで紐付けができなかった従業員が表示されます。
    1. 紐付けができなかった従業員をスキップするか、紐付けを修正するを選択します。 紐付けを修正するを選択した場合は、紐付けする従業員をプルダウンから選択します。
    2. 「次へ」を選択します。
  • データのバリデーション結果が表示されますので、問題がなければ「次へ」を選択します。
  • 取り込みが完了しました。「取り込み結果を見る」を選択すると、取り込み結果が確認できます。
  • データ登録結果詳細画面が開き、データ登録結果の詳細を確認できます。
  • カルテページに表示する設定にした項目は、従業員のカルテページの勤怠タブに表示されます。

役職マスタを管理する

組織と役職マスタの設定画面を開く

  • 組織と役職マスタ一覧画面が開きます。

組織と役職マスタの期間を変更する

  • 期間を変更したい組織と役職マスタの右にある「…」を選択します。 ※ステータスが「運用中」のもののみ期間を変更できます。
  • 「期間を変更する」を選択します。
  • 期間選択のポップアップが開きますので、期間を選択し、「更新する」を選択します。

組織と役職マスタを新規作成する（コピー）

  • 「新規作成」を選択します。
  • 組織と役職マスタデータ新規作成画面が開きます。
    1. 運用開始日を選択します。
    2. 「最新の組織データをコピーして作成する」を選択します。
    3. 「最新の役職データをコピーして作成する」を選択します。
    4. 「次へ」を選択します。
  • 1つ前に作成した組織と役職マスタデータの内容がコピーされます。
  • 組織と役職マスタは開始日が一番新しいものが自動的に運用中ステータスとなります。 古い組織と役職マスタは自動的に運用終了ステータスに変更され、終了日は運用中の組織と役職マスタの1日前に設定されます。

組織と役職マスタを新規作成する（手入力）

  • 「新規作成」を選択します。
  • 組織と役職マスタデータ新規作成画面が開きます。
    1. 運用開始日を選択します。
    2. 「手入力で新しく作成する」を選択します。
    3. 「手入力で新しく作成する」を選択します。
    4. 「次へ」を選択します。
  • 組織と役職マスタデータが作成されます。

役職を追加する

  • 役職リスト右の下矢印マークを選択し、役職リストを開きます。
  • 「役職を追加する」を選択します。
  • 役職追加のポップアップが開きますので、必要な項目を入力します。
    1. 役職の名称を入力します。
    2. 役職コードを入力します。空欄にした場合は、自動でコードが採番されます。
    3. 入力が完了したら、「追加する」を選択します。

役職を編集する

  • 内容を編集したい役職の右にある「…」を選択します。
  • 「編集する」を選択します。
  • 役職情報を更新するポップアップが開きますので、修正したい項目を修正します。 修正が完了したら、「更新する」を選択します。
  • 「未設定」はデフォルトで用意されている役職で、従業員全員が自動的に追加されています。「未設定」は編集できません。

役職を削除する

  • 削除したい役職の右にある「…」を選択します。
  • 「削除する」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きます。その役職に所属している従業員がいるかいないかで、表示されるポップアップが異なります。
    1. その役職に所属している従業員がいない場合、「削除する」を選択します。
    2. その役職に所属している従業員がいる場合、他の割り当て先の役職をプルダウンから選択してから、「変更を適用して役職を削除する」を選択します。 「未設定」は削除できません。

役職に所属している従業員を確認する

人数の右の人アイコンにマウスカーソルを合わせると、その役職に所属している従業員が表示されます。

組織マスタを管理する

組織と役職マスタの設定画面を開く

  • 組織と役職マスタ一覧画面が開きます。

組織と役職マスタの期間を変更する

  • 期間を変更したい組織と役職マスタの右にある「…」を選択します。 ※ステータスが「運用中」のもののみ期間を変更できます。
  • 「期間を変更する」を選択します。
  • 期間選択のポップアップが開きますので、期間を選択し、「更新する」を選択します。

組織と役職マスタを新規作成する（コピー）

  • 「新規作成」を選択します。
  • 組織と役職マスタデータ新規作成画面が開きます。
    1. 運用開始日を選択します。
    2. 「最新の組織データをコピーして作成する」を選択します。
    3. 「最新の役職データをコピーして作成する」を選択します。
    4. 「次へ」を選択します。
  • 1つ前に作成した組織と役職マスタデータの内容がコピーされます。
  • ※組織と役職マスタは開始日が一番新しいものが自動的に運用中ステータスとなります。 古い組織と役職マスタは自動的に運用終了ステータスに変更され、終了日は運用中の組織と役職マスタの1日前に設定されます。

組織と役職マスタを新規作成する（手入力）

  • 「新規作成」を選択します。
  • 組織と役職マスタデータ新規作成画面が開きます。
    1. 運用開始日を選択します。
    2. 「手入力で新しく作成する」を選択します。
    3. 「手入力で新しく作成する」を選択します。
    4. 「次へ」を選択します。
  • 組織と役職マスタデータが作成されます。

階層を追加する

  • 組織リスト右の下矢印マークを選択し、組織リストを開きます。
  • 階層名の右にある「…」を選択します。
  • 親階層を追加したい場合は「親階層を追加する」、子階層を追加したい場合は「子階層を追加する」を選択します。
  • 階層追加のポップアップが開きますので、必要な項目を入力します。 「必須」がついている項目は必須入力項目です。
    1. 階層の名称を入力します。
    2. 階層コードを入力します。空欄にした場合は、自動でコードが採番されます。
    3. 「追加する」を選択します。

階層を編集する

  • 階層名の右にある「…」を選択します。
  • 「編集する」を選択します。
  • 階層情報を更新するポップアップが開きますので、修正したい項目を修正します。 修正が完了したら、「更新する」を選択します。

階層を削除する

  • 削除したい役職の右にある「…」を選択します。
  • 「削除する」を選択します。 ※階層の中に部署がある場合、「削除する」が表示されません。階層の中の部署を全て削除してからでないと、階層を削除できません。
  • 確認のポップアップが開きますので、「削除する」を選択します。

部署を追加する

  • 部署を追加したい階層名の右にある「…」を選択します。
  • 「この階層に部署を追加する」を選択します。
  • ※階層の下にある「部署を追加する」ボタンからも部署の追加ができます。
  • 部署追加のポップアップが開きますので、必要な項目を入力します。 「必須」がついている項目は必須入力項目です。
    • この部署が所属する親部署をプルダウンから選択します。
    • 階層名をプルダウンから選択します。
    • 部署コードを入力します。空欄にした場合は、自動でコードが採番されます。
    • 部署の名称を入力します。
    • この部署に所属する子部署をプルダウンから選択します。
    • 「追加する」を選択します。
    • 1つの親部署に複数の子部署を作成することができます。

部署を編集する

  • 編集したい部署名の右にある「…」を選択します。
  • 「編集する」を選択します。
  • 部署情報を更新するポップアップが開きますので、修正したい項目を修正します。 修正が完了したら、「更新する」を選択します。

子部署を追加する

  • 部署名の右にある「…」を選択します。
  • 「子部署を新規追加する」を選択します。
  • 部署を追加するポップアップが開きますので、必要な項目を入力し、「追加する」を選択します。

部署を削除する

  • 削除したい部署の右にある「…」を選択します。
  • 「削除する」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きます。その部署に所属している従業員がいるかいないかや、子部署があるかどうかで、表示されるポップアップが異なります。
    1. その部署に所属している従業員がいない場合や子部署がない場合、「削除する」を選択します。
    2. その部署に所属している従業員がいる場合や子部署がある場合、他の割り当て先の部署をプルダウンから選択してから、「変更を適用して部署を削除する」を選択します。

部署に所属している従業員を確認する

人数の右の人アイコンにマウスカーソルを合わせると、その部署に所属している従業員が表示されます。

雇用形態マスタを管理する

雇用形態マスタの設定画面を開く

  • 雇用形態一覧画面が開きます。

雇用形態を追加する

  • 「雇用形態を追加する」を選択します。
  • 雇用形態を追加するポップアップが表示されますので、必要な事項を入力します。 「必須」がついている項目は、必須入力項目です。
    • 雇用形態の名称を入力します。
    • BetterEngageマスタの雇用形態との紐付けをします。当てはまる雇用形態をプルダウンから選択します。
    • 「追加する」を選択します。

雇用形態を編集する

  • 内容を編集したい雇用形態の右にある「…」を選択します。
  • 「編集する」を選択します。
  • 雇用形態を更新するポップアップが開きますので、編集したい項目を編集し、「更新する」を選択します。

雇用形態を削除する

  • 削除したい雇用形態の右にある「…」を選択します。
  • 「削除する」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「削除する」を選択します。
  • ※デフォルトで用意されている雇用形態は削除できません。

フォルダーを管理する

フォルダーとは

フォルダーとは、従業員のカルテページで管理するファイルを格納するフォルダーのことです。

フォルダー管理ページを開く

  • フォルダー一覧タブを選択します。

フォルダーの作成

  • 「フォルダーを作成する」を選択します。
  • フォルダー名入力ポップアップが開きますので、テキストボックスにフォルダー名を入力します。
  • 入力を終えたら、作成するを選択します。
  • フォルダーが作成されます。

カルテページのファイルの移動

  • 従業員のカルテページの「関連ファイル」にフォルダー一覧が表示されます。
  • 移動したいフォルダに、ファイルをドラッグ&ドロップします。
  • ファイルが移動しました。

フォルダーの表示順の変更

  • フォルダー管理ページで順番を変更すると、従業員のカルテページにもその順番が反映されます。

※フォルダー管理はアドミンのみ可能ですが、カルテページのファイル削除や追加・フォルダーへのファイル移動などはアドミン以外（従業員）でも可能です。

Heatmap

IPアドレス制限

IPアドレス制限の表示

  • IPアドレス一覧タブのIPアドレス設定で、「特定のIPアドレスからのアクセスを許可する」を選択します。
  • 自分のIPアドレスや許可済みのIPアドレスが表示されます。 自分の現在のIPアドレスが自動で保存されるため、カフェなど公共のWiFiに接続しているときにこの設定を行わないように注意します。

許可するIPアドレスの追加

  • 「追加する」を選択します。
  • テキストボックスが追加されますので、許可したいIPアドレスを入力します。
  • 入力を終えたら、「更新する」を選択します。

※特定のIPアドレスからのアクセスを許可した場合、登録されていないIPアドレスでBetterEngageにログインしようとすると、ログインエラーとなりログインができなくなります。

許可済みのIPアドレスの削除

削除したいIPアドレスの右のゴミ箱マークを選択します。

変更履歴の確認

変更履歴タブから変更履歴が確認できます。

ログインパスワードの有効期限設定

ログインパスワードの設定画面を開く

  • パスワード管理方法の設定画面が開きます。 パスワードに有効期限を設けるかどうかを設定できます。 「パスワードに有効期限を設ける」を選択すると、2ヶ月でパスワードの有効期限が切れます。 パスワードの有効期限が切れると、ログイン後にパスワードの変更画面が表示されます。
  • 選択を終えたら、「更新する」を選択します。

二段階認証(2FA)

2段階認証を使用する（管理者）

  • 「全ての従業員に対し、2段階認証を使用する」を選択します。

※2段階認証を使用するかどうかの設定はアドミンのみ可能です。

Eメールでの認証の設定

  • 「Eメールで認証コードを送信する」を選択後、「更新する」を選択します。
  • メールでの2段階認証設定が完了し、ログイン時に2段階認証コードのお知らせメールが送信されるようになります。 2段階認証コードのお知らせメールの内容は以下の通りです。
  • メールに記載された2段階認証用コードをテキストボックスに入力してログインします。

認証アプリのダウンロード（従業員）

従業員のスマートデバイスに、あらかじめ下記の認証アプリがインストールされている必要があります。 詳細についてはリンク先をご覧ください。

  • 従業員のスマートデバイスに、あらかじめ下記の認証アプリをインストールします。 認証アプリの詳細についてはリンク先をご覧ください。 Twilio Authy
  • 認証アプリをダウンロード後、アプリを開きます。 セットアップ画面が開きますので、国番号と従業員の電話番号をテキストボックスに入力し、「OK」を選択します。
  • SMSを選択すると、認証コードが記載されたSMSが届きます。
  • SMSに記載されている認証コードを入力します。

アプリでの認証の設定（管理者）

  1. 2段階認証設定画面（https://betterengage.ai/admin/setting/setting_use_multi_factor）で、「認証アプリを使う」を選択後、「更新する」を選択します。

認証アプリでのログイン（従業員）

  • アプリでの2段階認証設定後、初回ログイン時に認証アプリの登録をします。 従業員が保有するスマートデバイスで認証アプリを開き、「Add Account」を選択します。

  • 「Scan QR Code」を選択し、BetterEngageのログイン画面に表示されているQRコードを読み取ります。

BetterEngageログイン画面

  • 「Save」を選択します。
  • 認証アプリにBetterEngageが登録され、認証コードが表示されます。
  • 認証アプリに表示されている認証コードをテキストボックスに入力し、「次へ」を選択するとログインができます。

※一度認証アプリの登録を行うと、次回以降QRコードは表示されません。

データの登録履歴を確認する

データ登録履歴を確認する

  • データ登録履歴画面が開きます。
  • 表示期間をカレンダーまたは先月・来月から選択できます。
  • 各項目の「詳細を見る」を選択すると、詳細画面に遷移します。
  • 詳細画面で「今すぐ登録する」を選択すると、データ登録画面が新しいタブで開きます。

メールリマインダの設定をする

  • データ登録画面右上のベルマークを選択します。
  • メールリマインダの設定のポップアップが開きますので、必要な設定を行います。
    1. リマインダを設定する場合、トグルボタンを選択し、ONにします。
    2. 毎月何日にリマインドメールを送るかを、プルダウンリストから選択します。
    3. リマインドするデータを選択します。

従業員向けガイド

管理者向けガイド

ニュースリリース

機能
Datahub Core Strategy Experience
活用事例
採用 オンボーディング 生産性 育成
残業時間 離職
利用規約 個人情報保護方針 情報セキュリティ方針