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カルテページでの従業員情報の編集

従業員の情報の編集

従業員は、権限があれば自分のプロフィールなどの編集ができます。

  • 編集したい項目の右にある「編集する」を選択します。
  • 編集画面のポップアップが開きますので、編集したい項目を編集します。
  • 編集を終えたら、「更新する」を選択します。

パスワードを変更する

ログインパスワードを変更する

  • https://betterengage.ai/me/setting/change_password/にアクセスします。
  • 現在のパスワード・新しいパスワード・新しいパスワード（確認用）を入力します。 パスワードは数字とローマ字を含んだ12文字以上で設定します。
  • 入力を終えたら、「更新する」を選択します。

カルテデータを設定する

利用するカルテデータの編集

  • 利用するカルテデータの編集ボタンを選択します。
  • 選択画面ポップアップが開きますので、利用するカルテデータを選択します。 カルテデータの種類は以下の通りです。
    • キャリア
    • 資格・スキル
    • 研修
    • Eラーニング
  • カルテデータの選択を終えたら、「更新する」を選択します。
  • 選択したカルテデータは、従業員のカルテページでタブが表示されます。
  • 選択しなかったカルテデータは、従業員のカルテページでタブが表示されません。

従業員のログイン状況を管理する

従業員の管理ページを開く

  • ログイン管理タブを選択します。

ログイン招待メールの送信

  • 「送信する」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「送信する」を選択します。 従業員にログイン招待メールが送信されます。
  • ログイン招待メールを送信していても従業員がログインしていない場合、「再送信する」を選択してログイン招待メールを再送信することができます。

ログイン招待メールの一斉送信

  • ログイン招待メールを送信したい従業員を選択します。
  • 「ログイン招待メールを一括送信する」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「送信する」を選択します。 ログイン招待メールが一括送信されます。

※既に従業員がログインしている場合、「送信する」ボタンは表示されません。

招待された従業員側の設定

  • ログイン招待メールの内容は以下の通りです。 URLより【ログイン情報】を元にログインしてください。
  • 【ログイン情報】のメールアドレスとパスワードを入力して、「ログイン」を選択します。
  • 【ログイン情報】のパスワードと、新しいパスワードを数字とローマ字を含んだ12文字以上で設定し、「パスワードを変更する」を選択します。

カスタム項目データのCSVを取り込む

カスタム項目のデータ登録画面を開く

  • カスタム項目一覧画面が開きますので、「データ登録」タブを選択します。
  • データ登録画面が開きます。

CSVから取り込む

  • 「CSVから取り込む」を選択します。
  • ファイルを選択画面が開きますので、必要な項目を入力します。
    • カスタム項目の種類をプルダウンリストから選択します。
    • ExcelまたはCSVファイルを選択、もしくはドラッグアンドドロップします。
    • 「次へ」を選択します。
  • ヘッダーマッチング画面が開きますので、必要な項目の設定を行います。
    1. 従業員の識別方法を、社員番号かメールアドレスか選択します。
    2. データ項目一覧を設定します。登録したいデータ項目を、テーブルの青色の部分にドラッグ＆ドロップすると、Excelのカラムと紐づけることができます。
    3. 追加のデータ項目一覧を設定します。カテゴリーを選択し、登録したいデータ項目を、テーブルの青色の部分にドラッグ＆ドロップすると、Excelのカラムと紐づけることができます。
    4. Excelのカラム名右の「…」を選択すると、列に対する操作のメニューが表示されます。
    5. 「次へ」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「次へ」を選択します。
  • 確認画面が開きますので、マスタデータの更新を行います。
    • 存在しない従業員の紐付けを行います。「スキップする」か「紐付けを修正する」を選択します。「紐付けを修正する」を選択した場合、プルダウンリストから紐付ける従業員を選択します。
    • 「次へ」を選択します。
  • データのバリデーション結果が表示されます。問題がなければ「次へ」を選択します。
  • 取り込みが完了しました。「取り込み結果を見る」を選択すると、取り込み結果が確認できます。
  • データ登録結果詳細画面が開き、データ登録結果の詳細を確認できます。
  • インポートしたカスタム項目は、従業員のカルテページのカスタム項目タブ内に表示されます。

組織・役職マスタ（CSV取り込み）

組織と役職リスト編集画面を開く

  • 運用中の組織と役職マスタを選択します。

組織リストをCSV・Excelから取り込む

  • 「CSV・Excelファイルを取り込んで作成する」を選択します。
  • CSV・Excelファイルを取り込んで作成するポップアップが開きますので、ExcelまたはCSVファイルを選択、もしくはドラッグアンドドロップし、「取り込みを開始する」を選択します。
  • ヘッダーマッチング画面が開きますので、必要な項目の設定を行います。
    1. データ項目一覧を設定します。登録したいデータ項目を、テーブルの青色の部分にドラッグ＆ドロップすると、Excelのカラムと紐づけることができます。
    2. Excelのカラム名右の「…」を選択すると、列に対する操作のメニューが表示されます。
    3. 「次へ」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「次へ」を選択します。
  • データのバリデーション結果が表示されますので、問題がなければ「次へ」を選択します。
  • 既に存在する部署コードと部署名がどちらも同じものはそのまま取り込まれます。 既に存在する部署コードか部署名いずれかが異なる場合はエラーとなります。
  • 取り込みが完了しました。「組織一覧へ」を選択すると、組織・役職リスト編集画面に遷移し、取り込み結果が確認できます。

Googleカレンダーと連携する

Googleアカウントとの連携を行う

  • 「Googleカレンダー」タブを選択します。
  • 「Sign in with Google」を選択します。
  • Googleアカウント選択画面が開きますので、アドミン権限のアカウントを選択します。
  • Googleアカウントへのアクセスの確認画面が開きますので、「続行」を選択します。
  • Googleアカウントが接続されると、Googleカレンダーアイコンが表示されます。 Googleカレンダーアイコンを選択すると、Googleカレンダーが開きます。
  • Googleカレンダーが開き、BetterEngage 1on1の予定表が追加されていることを確認できます。 ※面談者や担当者などに関係なく、全ての1on1の予定が追加されます。

1on1を新規作成する

  • 1on1を作成するポップアップが開きますので、必要な項目を入力します。 「必須」ついている項目は必須入力項目です。
    1. 開催予定日をカレンダーから選択します。
    2. 開催予定時間をプルダウンリストから選択します。
    3. 対象者をプルダウンリストから選択します。
    4. 担当者をプルダウンリストから選択します。
    5. 招待メールを送らない場合はチェックを外します。
    6. 「作成する」を選択します。
  • 1on1が作成され、編集画面が開きます。
  • Googleカレンダーに1on1の予定が追加されます。

1on1のナッジを設定する

1on1のナッジ設定画面を開く

  • 1on1のナッジ設定画面が開きます。

ナッジを追加する

  • 追加したい項目の右の「＋」を選択します。 キャリアプランを表示する場合は、トグルボタンを選択し、ONにします。
  • インサイトを追加するポップアップが開きますので、必要な項目の設定を行います。
    1. 使用するデータを選択します。
    2. 「次へ」を選択します。
  • 引き続き必要な項目の設定を行います。
    1. 期間をプルダウンリストから選択します。
    2. ヒートマップの数値を入力し、基準値をカラーパレットから選択します。
    3. ヒートマップを追加する場合は、「ヒートマップを追加」を選択します。
    4. 「追加する」を選択します。
  • ナッジが追加されました。
  • 追加したナッジは1on1画面の右側に表示されます。

ナッジを編集する

  • 編集したいナッジの右上の「…」を選択します。
  • 「編集する」を選択します。
  • インサイトを更新するポップアップが開きますので、必要に応じて編集し、「次へ」を選択します。
  • 引き続き必要に応じて編集し、「更新する」を選択します。

ナッジを削除する

  • 削除したいナッジの右上の「…」を選択します。
  • 「削除する」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「削除する」を選択します。

カスタムダウンロード フォーマットの設定

カスタムダウンロード フォーマットの登録画面を開く

  • カスタムダウンロードフォーマットの一覧画面が表示されます。

カスタムダウンロードフォーマットを新規作成する（固定値で設定する場合）

  • 「新規追加」を選択します。
  • 新規作成画面に遷移しますので、カスタムフォーマット名を入力します。
  • 「項目を追加する」を選択します。
  • 項目を追加するポップアップが開きますので、必要な項目を入力します。
    1. 連携先項目名を入力します。
    2. 項目値は「固定値を設定する」を選択します。
    3. 固定値を入力します。
    4. 「変更を保存する」を選択します。
  • 「作成する」を選択します。

※1つのカスタムフォーマットに複数の項目を設定できます。

カスタムダウンロードフォーマットを新規作成する（従業員項目を参照する場合）

  • 「新規追加」を選択します。
  • 新規作成画面に遷移しますので、カスタムフォーマット名を入力します。
  • 「項目を追加する」を選択します。
  • 項目を追加するポップアップが開きますので、必要な項目を入力します。
    1. 連携先項目名を入力します。
    2. 項目値は「従業員項目を参照する」を選択します。
    3. 紐づけるBetterEngageの項目をプルダウンリストから選択します。
    4. 「変更を保存する」を選択します。
  • 引き続き設定項目を入力します。
    1. 変換したい項目のテキストボックスに、変換したい文字列を入力します。
    2. 「変更を保存する」を選択します。
  • 「作成する」を選択します。

※1つのカスタムフォーマットに複数の項目を設定できます。

カスタムダウンロードフォーマットのCSVをエクスポートする

社員リストをエクスポートする場合について説明します。

  • エクスポートするポップアップが開きますので、必要な項目を設定します。
    1. 基準日をカレンダーから選択します。
    2. エクスポートしたい社員リストをプルダウンリストから選択します。
    3. 「カスタムダウンロードフォーマット」を選択します。
    4. エクスポートしたいカスタムダウンロードフォーマットをプルダウンリストから選択します。
    5. 「エクスポートする」を選択します。
  • ファイルダウンロードページのURLがメールで届きますので、アクセスします。
  • ファイル名を選択すると、CSVがダウンロードされます。
  • 固定値では「固定値サンプル」、従業員項目では性別と職種は「未設定」を「なし」に変換するよう設定したものが反映されています。

カスタムダウンロードフォーマットを編集する

  • 編集したいカスタムダウンロードフォーマット名右の「…」を選択します。
  • 「編集する」を選択します。
  • カスタムダウンロードフォーマット編集画面に遷移しますので、必要に応じてフォーマット名や項目の設定を編集し、「更新する」を選択します。

カスタムダウンロードフォーマットを削除する

  • 削除したいカスタムダウンロードフォーマット名右の「…」を選択します。
  • 「削除する」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「削除する」を選択します。

1on1データをCSVから取り込む

1on1のデータ登録画面を開く

  • 議事録テンプレート一覧画面が開きますので、「データ登録」タブを選択します。
  • データ登録画面が開きます。

CSVから取り込む

  • 「CSVから取り込む」を選択します。
  • ファイルを選択画面が開きますので、必要な項目を入力します。
    • ExcelまたはCSVファイルを選択、もしくはドラッグアンドドロップします。
    • 「次へ」を選択します。
  • ヘッダーマッチング画面が開きますので、必要な項目の設定を行います。
    • 従業員の識別方法を、社員番号かメールアドレスか選択します。
    • データ項目一覧を設定します。登録したいデータ項目を、テーブルの青色の部分にドラッグ＆ドロップすると、Excelのカラムと紐づけることができます。
    • Excelのカラム名右の「…」を選択すると、列に対する操作のメニューが表示されます。
    • 「次へ」を選択します。
  • 確認のポップアップが開きますので、「次へ」を選択します。
  • 確認画面が開きますので、マスタデータの更新を行います。
    1. マスタデータに存在しない値がある場合、プルダウンリストから選択して既存の選択肢を更新します。
    2. 「次へ」を選択します。
  • 存在しない従業員の紐付けを行います。
    1. 「スキップする」か「紐付けを修正する」を選択します。「紐付けを修正する」を選択した場合、プルダウンリストから紐付ける従業員を選択します。
    2. 「次へ」を選択します。
  • データのバリデーション結果が表示されます。
    1. 不備がある場合、不必要な行を削除するか、バリデーションエラーの箇所を修正します。 不必要な行は、テーブルヘッダーのチェックアイコンの右横にあるメニューアイコンを押して削除できます。
    2. 「次へ」を選択します。
  • 取り込みが完了しました。「取り込み結果を見る」を選択すると、取り込み結果が確認できます。
  • データ登録結果詳細画面が開き、データ登録結果の詳細を確認できます。

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